Importancia de la Planeacion de un Proyecto

La Planeación de Proyectos

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Durante años, las empresas han sufrido para concluir sus proyectos en tiempo y dentro de su presupuesto asignado debido a que no cuentan con procesos ni metodologías definidas, mucho menos exitosas.

Ahora después de años y con mucho mayor experiencia en dirección de proyectos de diversas industrias, es cuando me doy cuenta que las buenas prácticas en esta materia, en especial las del Project Management Institute PMI® son una excelente herramienta para el éxito de cualquier proyecto, lamentablemente estas practicas no son tan conocidas como deberían y en donde sí lo son, existe una fuerte barrera al cambio.

A pesar de que muchas organizaciones que promueven estas prácticas como parte de su cultura organizacional y estando convencidas de que son el camino más viable para cumplir con los objetivos de sus proyectos para que estos a su vez se conviertan en exitosos, en la práctica me he dado cuenta que solo las aplican en un bajo porcentaje, incluso aquellas que solicitan un estudio para medir su madurez en dirección de proyectos se sorprenden al ver que su resultado no es mayor a un 30%.

 

En el 2012 un estudio realizado por el PMI®, indica que menos de la mitad de los proyectos terminan dentro de su presupuesto y fecha de término planeada inicialmente, esta cifra convertida en dinero indica una fuga de miles o millones de dólares.

 

Recordemos que los Proyectos no terminan mal…inician mal! y es que contar con recursos con una formación solida en dirección de proyectos son parte medular para el cumplimiento de objetivos en cualquier proyecto y sin distinción del tipo de industria, los directores y lideres de proyectos deben tener un amplio conocimiento sobre los estándares de gestión de proyectos más reconocidos internacionalmente y que han garantizado el éxito en innumerables proyectos alrededor del mundo para poder Desarrollar una Planeación Realista y me refiero a tener definida una metodología para identificar recursos, estimar de la forma más adecuada la duración de las actividades, a valorar los riesgos de un proyecto, a como registrar información importante y lecciones aprendidas, a promover la comunicación efectiva, a cómo dirigir y desarrollar a su equipo de proyecto, gestionar proveedores, monitorear el status de un proyecto para detectar desviaciones del plan, etc.

 

Las buenas prácticas se pueden ver como un conjunto de procesos y herramientas que se utilizan exitosamente en un gran número de empresas y escenarios en relación con una mayor efectividad.

 

1. Un plan es una herramienta de comunicación con los clientes, proveedores, miembros del equipo, patrocinadores y partes interesadas pueden lograr una comprensión común de cuando se dispondrá de los entregables.

2. Si se involucra al equipo del proyecto, el proceso de creación obliga a los individuos a entender lo que implica el proyecto y su alcance.

3. Permite hacer uso efectivo de recursos escasos, tanto en el proyecto como en toda la empresa y más aun si diriges a nivel programa o portafolio tus proyectos.

4. Si se cuenta con un plan, se puede comparar los avances e identificar las desviaciones para emprender acciones antes de que la situación sea crítica.

5. Al dividir un proyecto en tareas independientes, cada una tendrá un objetivo y alcance más identificable así como su propia fecha de entrega, de esta manera el director del proyecto podrá delegar de forma eficaz.

6.- Un plan bien estructurado permite mejorar las posibilidades de que los miembros del equipo consigan el resultado deseado en el tiempo y costo.

7. Es más fácil que los miembros del proyecto se centren en tareas claramente definidas que en todo un proyecto en el que sólo desempeñan una pequeña parte.

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